Organizace času: Tradice, nebo inovace?

14. 9. 2015 | Lukáš Visingr
Rubrika: Rady, Personální rady | Doba čtení: 2,5 minuty

Bez efektivní organizace času nelze zvládat nejen pracovní, ale i soukromý život. Ačkoli jde o zdánlivě lapidární pravdu, řadu lidí tohle téma stále trápí. Co je vlastně nejlepším prostředkem pro organizování času, úkolů či schůzek? Možná by vás překvapilo, kolik lidí stále spoléhá na klasický papírový diář. Zřejmě nejrozšířenějším způsobem jsou počítačové a mobilní aplikace a v poslední době raketově narůstá popularita tzv. cloudových služeb. Jaké jsou tedy přednosti a nevýhody těchto tří typů organizačních nástrojů?

plánovací systém, plánování, diář, aplikace, porovnání
plánovací systém, plánování, diář, aplikace, porovnání

Osvědčený papírový diář

Ačkoli může vypadat jako „vykopávka“, u překvapivého množství lidí se papírový diář dosud udržuje přinejmenším jako pomocná, ne-li základní pomůcka pro „time management“. Sice už jsou pryč doby, kdy kožený diář značky ADK tvořil neodmyslitelného pomocníka špičkových manažerů, přesto ale na tuto „pravěkou“ záležitost často narazíte. A rozhodně ne jen u starších lidí, kteří by třeba mohli mít problémy s moderními technologiemi. Dokonce se zdá, že u části mladší generace se „papír“ vrací do módy jako drobná, avšak přesto důležitá forma „protestu“ proti dnešnímu přetechnizovanému mainstreamu.
Výhody: nepotřebuje elektřinu nebo připojení k Internetu, snese i brutální zacházení, někdo si lépe pamatuje věci psané vlastní rukou
Nevýhody: psaní rukou může být nepohodlné, nesnadné změny, nelze si ho přizpůsobit, nemá hlasité upozornění, není bezpečný, data nelze sdílet

Počítačové a mobilní aplikace

Snad nejčastější je dnes používání počítačových aplikací, které kombinují funkce e-mailového klienta, adresáře a kalendáře. Vedle všeobecně známého programu Microsoft Outlook existují i četné další (některé zadarmo), k dispozici je také celá řada programů, které mají jenom jednu z oněch funkcí. Samozřejmě se neomezují jen na stolní počítače, notebooky či tablety, protože velice slušné kalendáře tvoří součást výbavy všech chytrých mobilních telefonů. Můžete proto mít vše k dispozici doma, v práci i kdekoli jinde.
Výhody: po zvládnutí ovládání přehlednost a pohodlnost, množství funkcí, díky synchronizaci lze data přenášet mezi zařízeními, relativně dost bezpečné
Nevýhody: potřebují příslušný hardware, pro plné zvládnutí všech funkcí je někdy nutný čas a námaha, někdy obtížné sdílení „kolektivních“ dat

On-line „cloudové“ služby

Svět se v oblak obrací. Tak by se dal popsat současný trend raketového nárůstu popularity tzv. cloudových služeb. Na rozdíl od aplikace v PC či mobilu fungují kdesi na vzdáleném serveru, ke kterému se uživatel připojuje jako klient (přes webový prohlížeč nebo speciální programy). Svého druhu „cloud“ představují vlastně i sociální sítě či webová úložiště, pokud ovšem jde o organizaci času, nejlepším příkladem je Google Calendar. Především mezi těmi, kdo považují permanentní připojení k celosvětové Síti téměř za základ života, získaly systémy tohoto druhu obrovskou oblibu, a proto se k nim obrací i celá řada firem.

Výhody: fungují na (téměř) každém stroji s připojením, netřeba řešit hardware, jsou přehledné a jednoduché, lze snadno sdílet „kolektivní“ data
Nevýhody: bez rychlého a spolehlivého připojení k ničemu, obvykle méně funkcí než klasické aplikace, zatím málo vyzkoušené, nelze věřit bezpečnosti

Takové jsou tedy charakteristiky tří základních principů. Každopádně je jasné, že automaticky nemusí platit koncept „nové je lepší“. Ačkoli dnes třeba jsou „cloudové“ služby opravdu „in“, vůbec to tak nemusí zůstat, protože kromě onoho nadšení existuje i skepse a varování, že se to může nakonec ukázat jako obrovská slepá ulička. Koneckonců, za otestování nic nedáte. Stojí možná za pokus zkusit si „time maganement“ na všechny tři způsoby, načež si už každý může vybrat ten systém, který mu nejvíce vyhovuje. Určitě ale tuto záležitost nepodceňujte, protože plánování času je jedním z hlavních předpokladů úspěchu.

Na podobné téma

Rok 2016 a novinky v pracovněprávní oblasti

Eisenhowerův princip pomůže s organizací času

Když se svět točí kolem dohod a pracovních smluv

Na co se zeptat u pohovoru?